日历超载？如何使用Calendly的AI助手管理您的日程安排

管理会议和处理日历条目是现代办公室礼仪的噩梦，对于没有行政支持缓冲的自由职业者来说，情况可以说更糟。(这是我在这里的亲身经历。)它还可能在那些认为自己非常忙、不愿承诺开会时间的人中促成不那么微妙的权力较量。

一旦会议安排好了，通常会重新安排几次，通常是在最后一分钟。然后是议程、后续行动、提醒，那是在你实际开会之前。如果你想避免这一切，请人工智能来管理你的生活，或者至少是你的日程安排。

PCMag测试了许多顶级日历应用程序，2016年我带着一款人工智能助手去兜风。我做自由撰稿人的许多公司都使用谷歌工作空间，这让我可以根据高管的时间表预订时间。虽然我被Google Duplex演示惊呆了，并尝试了Google Assistant，但它并不像我想要的那样无缝，所以我放弃了。

拿到Calendly了吗？

然后，大约六个月前，有人约我见面，并兴高采烈地建议说：“Calendly可以抽出时间和我聊天。”我利用了这个机会，惊喜地注册了自己的账户。

我一直在用Calendly

从那时起，Gmail就变得很稳定了，它消除了在五个不同的Gmail个人资料中使用交叉链接的日历应用、三星A03s(不要评判)和两个家庭/办公室惠普Chromebook(不，自2015年以来我就再也没有回头看过)的多连字符职业生涯(记者、代笔和顾问)的麻烦。

Calendly由Tope Awotona于2013年创立，最初是一项将日程安排带入21世纪的免费增值服务，目前在全球拥有1000万用户，拥有50,000家公司和100多个合作伙伴集成。Awotona最初在佐治亚大学主修计算机科学，然后转到管理信息系统，然后在IBM、利盟和EMC从事软件销售(在被出售给戴尔之前)。

去年，Calendly投资了rerecation.ai，它整合到Calendly中，然后收购。团队工作效率应用程序Hugo，它也建立在日程安排和准备和后续工具的基础上。

总体而言，Calendly的设置很简单，其流畅的用户体验掩盖了通过机器学习实现的自适应智能。如果一个人对这些事情是极客–我觉得我在这方面是朋友中的一员–那么看着这个软件聪明地引导你建立规则，让人工智能成为完美的助手，这是很酷的。

如何设置日历

最近，我决定将Calendly的使用扩展到我的另一条业务线和附带的Gmail个人资料。如果您想要执行相同的操作，则不必执行下面的所有步骤–有许多选项可供配置–但以下是我如何设置它的方法。

访问Calendly网站

然后单击Get Start设置帐户。您可以选择使用您的电子邮件地址注册，也可以使用您的Google或Microsoft帐户注册。我选择了我的一个Gmail个人资料，它要求我点击允许，这样Calendly就可以“查看、编辑、分享和永久删除你可以使用Google Calendar访问的所有日历”。

然后，您必须选择一个合适的URL，该URL将与任何想要在您的日历中预订时间的人共享。它默认为你Gmail(或类似邮件)上的用户名，但你可以更改它。

如果您在设置Calendly时碰巧在旅行，请检查它是否显示了您的首选时区。我在西海岸，所以它已经显示了太平洋时间，我保留了那个选项。作为一个欧洲人，我也选择了24小时制。但由于我住在美国，我坚持使用正确的月/日/年形式，以避免让所有人感到困惑。

在下一页上，Calendly确认它可以对您现有的日历条目执行哪些操作，即检查冲突和添加事件。如果您不想这样做，有一个编辑选项；我单击了继续以保留这两个选项。现在您可以设置您的可用性，这就是您开始训练AI以保护您的时间并提供帮助的方式。

我在洛杉矶工作，但和我一起工作的很多人都在纽约、伦敦或欧洲大陆。这意味着我需要设置我的空闲时间以考虑这些不同的时区。为了做到这一点，我会在特定的日子里改变我的工作时间。周一和周五，我在东海岸时间工作。我允许在周四(非常早)打电话来参加英国和欧洲的会议，但很早就下班了。我把星期二和星期三完全划为写字日。

安排这件事曾经是一场噩梦，但Calendly让它变得简单了。我设置了这些不同的参数，Calendly从不在错误的时间或错误的日期显示可用性。

但这只是第一步。完成初始设置后，您可以通过单击Calendly站点上的Availability标题进一步微调可用性。如果您有特定的职责要处理，可以很容易地根据一周中的哪一天和几个小时来修改是否有空，而不是从周一到周五从上午9点开始一刀切地设置。例如，到下午5点。

Calendly问你的最后一个问题是你计划如何使用该产品。这是可选的，但值得做，因为它会带来更定制的体验。例如，有些人只是想用它来允许其他人在他们的日历上安排时间。其他人可能想要利用CRM工具(稍后将详细介绍)。我选择了Freelance+Consulting，然后点击Finish。

如何安排活动

现在，您已经准备好开始使用Calendly的功能。如果你点击了Freelance+Consulting，页面会预先填充30分钟的初始会议。如果您选择了不同的函数，您可能会在Event Types页面上看到其他项目。但是，您也可以单击新建事件类型以查看更多选项，如组、集体或循环调度。

您可以通过复制您的Calendly URL[即Calendly.com/YOURNAMEHERE]并通过文本或电子邮件发送来与他人共享您的日历。一旦他们点击它，他们就会看到你的名字和如何将活动添加到你的日历上的说明。

如果您创建了多种类型的事件，则可能需要简化操作并发送指向正确事件类型的链接。在这种情况下，请单击事件类型上的共享按钮(或单击复制链接)，以帮助人们在您的日历上创建特定类型的事件。

通过您的链接，那些想要与您预约时间的人将可以访问您的日历。他们可以选择特定的日期来打开您自己设置为可用的时隙。然后，他们点击一个时间，点击确认，与你预约一次会面。

系统将提示他们提供更多信息，例如他们的姓名、电子邮件以及可能需要的任何其他说明。他们甚至可以选择在会议中增加额外的嘉宾。一旦输入了所有详细信息，他们就可以点击安排活动。然后会出现一个包含所有会议详细信息的确认屏幕。

你不需要做任何事。当您下次查看日历时，您将看到已安排了一次会议(并将向参与会议的各方发送一封确认电子邮件)。

整合

这一切都是你开始安排电子邮件的基本设置。然而，如果你需要更多功能，点击集成标题可以找到一系列其他选项，包括Firefox、Chrome和iPhone应用程序集成。

例如，如果你需要Calendly自动插入你最喜欢的视频会议服务的链接，有Zoom、Google Meet、Microsoft Teams等的集成。如果你收取会议费用，你还可以将你的Calendly账户与PayPal或Strike整合。

最后一个建议是：

个人通常使用免费产品，但公司越来越多地为每个用户每月支付25美元，以简化操作并节省宝贵的时间。我仍然在使用免费的产品，但我正在考虑升级，因为Calendly做的远远不止是预订会议。该工具还有助于工作流程、后续工作等。

如果你想知道，Calendly说你的数据是安全的。它托管由谷歌和亚马逊网络服务提供的美国数据中心的一切。

那么我会推荐Calendly吗？是。我讨厌预订会议，而Calendly一直很顺利和简单。它还通过让人工智能处理我的日程安排，帮助我收回了大量的时间。当然，最终我想克隆自己，这样我的数字二重身就可以自己处理会议了。

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